Методические рекомендации по оформлению документации группыметодическая разработка на тему

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

Обратите внимание

Перечень 2007 никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит. Поэтому если документ по Перечню 2007 имеет срок хранения «постоянно», это означает хранение в период всего существования организации.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

• По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

• Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ЖУРНАЛ Дошкольник.РФ

В работе воспитателя, как и в любой другой деятельности, необходим порядок и планомерность. Только при этих условиях, возможно, получить удовлетворение. Не секрет, что оформлению документов часто отводится второстепенная роль. Однако своевременно и корректно оформленная документация, может стать нашим первым помощником, т.к. порядок в документации, умение быстро найти и проанализировать имеющиеся материалы помогут педагогу при подготовке к новому учебному году, аттестации воспитателя.

Документация воспитателя включает в себя следующие подпункты:

1. Обязательная документация, куда входят все документы, связанные с организацией воспитательного процесса.
2. Информационно – нормативная документация, в данный подпункт входят все служебные и должностные инструкции, общие сведения о группе, информация о методическом обеспечении воспитательно – образовательного процесса группы.

Обязательная документация.

• Рабочая программа.
• Календарный план воспитательно-образовательной работы,
• . Табель посещаемости детей.
• Паспорт группы.

Информационно-нормативная документация воспитателя:

1. Служебные и должностные инструкции:

1. 1. Должностная инструкция воспитателя дошкольных групп.

1. 2. Инструкция по охране жизни и здоровья детей ДОУ.

1. 3. Сезонные инструкции по технике безопасности работы на участке.

1. 4. Инструкция по технике безопасности при организации занятий на физкультурной площадке.
2. Общие сведения о группе:
3. 1. Список детей группы (с указанием даты рождения и даты поступления в ДОУ).
4. 2. Режимы группы (на холодный, теплый, адаптационный периоды года).
5. 3. Сетка НОД (основная и дополнительных занятий в кружках).
6. 4. Листки адаптации (для вновь поступивших детей).
7. 5. Сведения о детях и их родителях.
8. Методическое обеспечение воспитательно-образовательного процесса
9. 1. Основные направления работы и годовые задачи МДОУ на текущий год.
10. 2. Перечень программ и педагогических технологий, используемых воспитателем (составляется вместе со старшим воспитателем).
11. 3. Перспективное планирование по разделам программы.
12. 4. Материалы для диагностики по основным разделам программы.
13. 5. Памятки, рекламные проспекты для педагога по результатам областных и городских мероприятий (курсы, семинары, методические объединения).

Попробуем рассмотреть значение каждого документа в отдельности.

1. Рабочая программа группы.

Рабочая программа воспитателя — должна быть составлена на основе образовательной программы ДОУ. Она должна быть построена в соответствии с возрастными, психологическими и индивидуальными особенностями детей.

Примерная структура рабочей программы воспитателя

1. Титульный лист (наименование, статус программы, автор программы)
2. Пояснительная записка (концепция, цели и задачи курса, структура программы и пояснения к ней, особенности программы)
3. Объем учебной нагрузки
4. Календарно-тематический план
5. Содержание учебного материала, включающего в себя, федеральный, региональный компонент государственного образовательного стандарта, предусмотренный примерной программой
6. Система мониторинга достижения детьми планируемых результатов освоения программы
7. Список литературы
8. Календарный план группы.

Технология разработки календарных планов

• Общий алгоритм — канва.
• Начинать написание плана с режимных моментов: утро; день; вечер; минимум на две недели.
• Оформление плана должно соответствовать эстетическим требованиям, так как это визитная карточка ДОУ.
• Учитывать соотношение нагрузки детей: эмоциональной; интеллектуальной; физической.
• Учитывать степень усложнения материала.
• Соответствие программно-методическому обеспечению.
• Включать все виды деятельности.
• Прослеживать усложнение приемов, не только наглядных и словесных, но и таких, как коллективный поиск, беседа, развивающие игры.

2. 1. Алгоритм составления календарного плана воспитателя.

• Титульный лист
• Список детей группы, с указанием даты рождения детей.

Для коррекционных групп (логопедические, дефектологические), список детей по подгруппам, с указанием диагноза ПМПК.

• Расписание сетки НОД на неделю (согласно количеству занятий по программе и требованию санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам 2.4. 1. 3049-13)
• Планирование утренней гимнастики (с изменениями на 2 неделю)
• Комплекс артикуляционной гимнастики.
• Комплекс пальчиковой гимнастики.
• Комплекс гимнастики пробуждения
• План взаимодействия с родителями.
• Планирование специально организованных занятий (с указанием дня и даты),

планирование совместной деятельности воспитателя с детьми,

планирование самостоятельной деятельности детей.

3. Табель посещаемости детей группы.

Табель посещаемости, необходим для того, чтобы ежедневно фиксировать количество детей в группе. Это помогает обеспечить питание детей и планомерное проведение занятий (раздаточный материал для каждого ребенка). Также табель посещаемости, помогает воспитателю, медицинскому персоналу, отследить заболеваемость детей в определенный период.

4. Сведения о детях и их родителях.

В официально принятой практике в специальном журнале (тетради) обычно имеются следующие сведения о детях, посещающих группу:

• Фамилия, имя ребенка
• Дата рождения
• Адрес проживания и телефоны
• ФИО родителей, бабушек и дедушек

5. Журнал приема и сдачи смен.

Данный журнал свидетельствует о приеме и сдачи смен двумя воспитателями, работающими на данной группе.

В журнале указывается дата и фиксируется количество детей, которые воспитатель принял в группу, делаются отметки о состоянии здоровья детей (кожа, температура, педикулез). А также воспитатель делает пометки об изменениях, которые произошли в группе течении первой половине дня (уход детей домой, по причине родителей, ребенок заболел и.т. д.). Второй воспитатель, заступивший на работу и работающий во вторую половину дня, также делает в журнале запись о том, какое он количество детей принял, как прошел сон детей, отмечает какими дети ушли домой (здоровые, или же у кого — то из детей поднялась температура, могла случиться травма и.т. д.). Все вышеуказанное, должно найти свое отражение, в журнале приема и сдачи смен.

6. Журнал питьевого режима.

В соответствии с режимом СанПиН питьевой режим в ДОУ организован с использованием кипяченой воды при условии её хранения не более 3 — х часов.

Следовательно, воспитатель, должен каждые последующие три часа, менять воду в графине, (не зависимо от того, была ли она использована или нет). Тара перед каждым забором воды обрабатывается, время каждого забора воды фиксируется в журнале питьевого режима группы.

7. Журнал наблюдения за длительно отсутствующими детьми.

В группах дошкольного возраста ведется журнал наблюдения за длительно отсутствующими детьми. Которые отсутствовали после перенесенного заболевания, а также отсутствия более 3 дней (за исключением выходных и праздничных дней), детей принимают в дошкольные организации только при наличии справки участкового врача-педиатра с указанием диагноза, длительности заболевания.

В журнале осуществляется утренний и вечерний фильтр, оформленный в виде таблицы. В группах раннего возраста, ведется тетрадь ежедневного наблюдения за детьми, где отмечается утренний и вечерний фильтр (температура, зев, кожа, педикулез), а также сетка стула (наблюдение ведется в первую и вторую половину дня).

8. Журнал кварцевания.

Журнал кварцевания необходим для отслеживания проведения профилактических мер вследствие эпидемиологических вспышек в группе.

В журнале отмечается дата кварцевания, наличия кварцуемого помещения, условия обеззараживания, длительность и режим облучения.

9. Журнал по самообразованию.

Общество постоянно предъявляет требования к системе образования. Воспитатель обязан своевременно знакомиться с новациями, пополнять профессиональный потенциал, совершенствовать педагогическое мастерство, применяя на практике новые образовательные технологии. Воспитатель должен вести тетрадь по самообразованию, записывая в нее название изученной литературы, название и автора заинтересовавшей его статьи, указывая страницы с наиболее значимой информацией. Далее следует обсудить изученный материал с коллегами на педагогическом совещании или педсовете. При использовании новаций необходимо приобрести или изготовить дидактические пособия согласно рекомендациям автора. т.е. представить практическое применение изученной темы. Тема по самообразованию, должна соответствовать задачам ДОУ на новый учебный год.

10. Индивидуальная карта развития ребенка.

Цель Карты – организация помощи детям и педагогам в создании оптимальных условий обучения с учетом индивидуальных особенностей на основе проведения комплексного диагностического обследования.

11. Мониторинг.

Диагностику воспитатель должен проводить в начале, середине и конце учебного года, что даст ему возможность сравнить результаты усвоения детьми программы и своевременно провести коррекцию познавательных процессов в сторону достижения ребенком возрастных норм.

Все результаты мониторинга отражаются в нескольких документах;

• Срезы по каждым образовательным областям.
• Сводная таблица, датированная датой и месяцем проводимого обследования.
• График уровня развития мониторинга.
• Информационная справка на начало диагностирования и аналитическая справка на середину и конец года.

Технология составления Информационной справки.

1. Указывается, общий показатель уровня освоения программного материала, а также чему равно процентное отношение.
2. Прописывается количество детей, их процентное соотношение, по каждому уровню развития усвоения программного материала.
3. Указывается процентное соотношение детей (прописываются их фамилии, имена), показавшие по итогам диагностического обследования низкий уровень усвоения программного материала.
4. Указываются предполагаемые причины данного явления.
5. Делается анализ качества усвоения детьми по разделам образовательных областей программы по каждому уровню.
6. Указывается предполагаемая причина низкого уровня.
7. Делаются выводы.
8. Проводится сравнительный результат диагностики, за год в виде диаграммы (начало года, середина, конец года).
9. Указывается, кто составил справку, подпись.
10. Паспорт группы детского сада.

Паспорт группы детского сада – это документ, отражающий структуру, условия, содержание работы данной группы, а также важнейшие показатели ее деятельности.

Паспорт группы детского сада разрабатывается на основе Положения о группе и отражает ее направленность (общеразвивающая, компенсирующая, комбинированная, оздоровительная).

Примерное содержание паспорта группы:

• Группа (название, возраст, направленность).
• Сведения о педагогах, работающих с детьми (Ф. И. О., образование, стаж работы, квалификация, сведения о курсовой подготовке).
• Списочный состав детей с датами рождения.
• Сведения о родителях.
• Социальный паспорт группы.

(Включает в себя информацию о Ф.И. О. ребенка, дату его рождения, Ф.И. О. родителей, информацию о детях из не полных семей, многодетных семьях, детей состоящих на попечении, дети, чьи родители инвалиды, семьи находящиеся в социально – опасном положении, малообеспеченные семьи)

• Табель посещаемости.
• Антропометрические данные детей группы.

(Антропометрическое исследование обязательно включает в себя измерение основных антропометрических показателей (рост, масса тела, окружности грудной клетки и головы. Антропометрическое исследование проводиться 2 раза в год. Весна — осень)

• Нозология заболевания.

(Указываются диагнозы детей, с которыми они поступили в ДОУ, это основной, речевой и сопутствующий)

• Лист здоровья детей.

Воспитатели работают в тесном контакте с медицинским персоналом детского сада. В практике важно выработать дифференцированный подход к детям с учетом состояния их здоровья. Для этого в группах имеются так называемые «Листы здоровья», которые заполняются медицинским персоналом. Как известно, для формирования правильной осанки и профилактики нарушений зрения немаловажное значение имеет правильная посадка детей за столом, для чего каждому ребенку подбирается комплект мебели. Рост и вес детей определяется 2 раза в год, соответственно и комплект мебели должен определяться 2 раза в год.

Врач осуществляет распределение детей по группам здоровья.

По результатам проф. осмотров (проводимых 2 раза в год в садовских группах и 4 раза в год в группах раннего возраста) в зависимости от характера и степени выраженности отклонений в состоянии здоровья детей, врач дает рекомендации, фиксируя их документально. В практической работе воспитателя важны именно рекомендации, а не клинический диагноз (он является врачебной тайной). Все перечисленное отражается в «Листе здоровья» на каждого ребенка.

• Лист врачебных назначений.

В листе врачебных назначений, указывается дата, вес ребенка, группа здоровья.

В группах компенсирующей направленности, вписывается заключение учителя — дефектолога, или учителя — логопеда, заключение педагога — психолога.

• Оборудование группы.

Данный документ оформляется в виде таблице, в которой указывается все оборудование группы (мебель), и его количество.

• Состояние условий для охраны жизни и здоровья детей в группе.

(В данном документе воспитатель отмечает состояние мебели, помещения группы, освещения, состояние пособий к занятиям, состояние игрового материала, подбор игрового материала, и ставиться отметка о том, кто провел проверку всего выше указанного. Данная проверка проводится каждую неделю, в течение всего года. Кроме того времени, когда дошкольное учреждение закрыто на плановый ремонт).

• Состояние условий для охраны жизни и здоровья детей в группе.

В данном документе еженедельно, в течение всего года, отмечается состояние группового участка, ограждение участка, выносной материал. Отмечается безопасность проведения прогулки, оборудование участка, выносной игровой материал. В зимний отрезок времени, отмечается заледенелость участка. И ставиться отметка о том, кто провел контроль. (Зав. ДОУ или заместитель заведующего по ВОР.)

• Служебные и должностные инструкции:
• Должностная инструкция воспитателя.
• Должностная инструкция младшего воспитателя.
• Инструкция по охране труда для воспитателя.
• Инструкция по охране труда для младшего воспитателя.
• Инструкция по безопасности проведения спортивных мероприятий, аттракционов, подвижных игр.
• Инструкция № 50 по применению углекислотных огнетушителей.
• План – инструкция, определяющая действия персонала МАДОУ детский сад № 1 по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации детей на случай возникновения пожара.
• Инструкция действий персонала на случай возникновения пожара в здании.
• Инструкция по эксплуатации бактерицидного облучателя ОБН – 45ОП.
• Инструкция воспитателя по предупреждению детского дорожного травматизма.
• Первая помощь при несчастных случаях.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

Методические рекомендации по оформлению документации группыметодическая разработка на тему

Социальный паспорт семьи

Дата заполнения паспорта______________________

1. Проживает (подчеркнуть и дописать ФИО, место работы):

• с родителями;
• с матерью или отцом;
• с опекуном, попечителем;
• с отчимом, мачехой;
• в приемной семье;
• в государственном учреждении;
• с другими членами семьи;
• с посторонними людьми

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Количество членов семьи: ________________________

1. Фактический адрес проживания семьи (ребенка)

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Жилищные условия: Отдельная квартира Дом

Квартира снимается Комната в общежит.

Нет жилья

1. Социально-бытовые условия (подчеркнуть или дописать):

• созданы благоприятные условия для проживания,
• нет условий для обучения и отдыха (в квартире грязь, нет постельного белья, нет мебели, нет еды, нахождение посторонних лиц в нетрезвом состоянии),
• дом, квартира или ее часть сдается в наем

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Социальный статус семьи (подчеркнуть или дописать):

• малообеспеченная,
• находящаяся в социально опасном положении,
• полная,
• многодетная,
• в разводе,
• мать-одиночка,
• вдова/вдовец,
• вторичный брак матери/отца,
• беженцы,
• вынужденные переселенцы ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Статус родителей (подчеркнуть или дописать):

• инвалиды (мать, отец),
• ограничены в правах (мать, отец),
• лишены родительских прав (мать-отец),
• безработные (мать, отец) _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Образ жизни родителей (подчеркнуть или дописать):

• злоупотребляют спиртными напитками (мать, отец),
• употребляют наркотические вещества (мать, отец);
• ведут антиобщественный образ жизни (мать, отец);
• уклоняются от воспитания детей (мать, отец);
• жестоко обращаются с детьми;
• состоят на учете в ОВД (мать, отец),
• состоят на учете КДН (мать, отец);
• находится в местах лишения свободы (мать, отец, другие члены семьи);
• не справляются с воспитанием,
• ведут замкнутый образ жизни,
• ухаживают за больными родителями, детьми-инвалидами;
• много времени уделяют работе (мать, отец);
• заботятся о ребенке (мать, отец) ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Количество детей в семье

Дети до 18 лет (указать имя, дату рождения, какое дошкольное/образовательное учреждение посещают)

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Тип семьи (нужное подчеркнуть):

• Благополучная (родители морально устойчивы, владеют культурой воспитания, эмоциональная атмосфера семьи положительная)
• Неблагополучная, в том числе:

А) педагогически некомпетентная (родители не владеют культурой воспитания, признаки: отсутствует единство требований, безнадзорен, жестокой обращение, систематические наказания, низкая осведомленность об интересах, о поведении ребенка вне школы);

Б) нравственно неблагополучная (родители ведут аморальный образ жизни, пьянствуют, нигде не работают, имеют судимость, воспитанием детей не занимаются)

В) конфликтная (в семье неблагополучная эмоциональная атмосфера: между родителями постоянно конфликты, родители постоянно раздражительны, жестоки, нетерпимы)

1. Характер взаимоотношений родителей с ребенком (нужное подчеркнуть):

• семейный диктат (систематическое подавление инициативы и чувства собственного достоинства ребенка);
• чрезмерная опека (удовлетворение всех потребностей ребенка, ограждение от трудностей, забот и усилий);
• попустительство (уклонение от активного участия и пассивность в воспитании ребенка, признание полной автономности ребенка);
• сотрудничество (отношения взаимного уважения, совместное переживание радости, горя и т.д.)

1. Стиль отношений в семье (нужное подчеркнуть):

• попустительски-снисходительный;
• позиция круговой обороны;
• демонстративный;
• педантично-подозрительный;
• увещевательный;
• отстраненно-равнодушный;
• воспитание по типу «кумир в семье»;
• непоследовательный

1. Организация режима труда и отдыха.

• Какие обязанности ребенок выполняет в семье?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

• Соблюдает ли режим дня?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

• Чем занимается в свободное время? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

Как оформить титульный лист для работ в детском саду

Титульные листы оформляются по требованиям, указанным в ГОСТах и методических рекомендациях конкретного детского сада.

Рекомендуемый шрифт Times New Roman или Arial, кегль 14. Для названия документа и темы работы следует выбирать кегль 16, полужирный шрифт.

Размер междустрочного интервала – полуторный.

Отступы: слева – 20 мм, справа – 10 мм, снизу и сверху – 15 мм.

Нельзя использовать курсив и подчеркивание для выделения текста.

Поможем с дистанционным обучением

Отправте заявку на бесплатный расчет стоимости

Количество листов в документе считается с учетом титульного листа. При этом номер на нем не ставится.

Если вы не уверены, как правильно оформить работу, используйте образец.

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).